BAB IV KOORDINASI

BAB IV KOORDINASI Dalam bab selanjutnya telah di bahas dua aspek utama proses pengorganisasian, pembagian kerja dan departementalisasi. Bab ini akan menguraikan aspek penting lainnya dalam proses pengorganisasian- koordinasi. Koordinasi Koordinasi (coordination) adalah prose pengintregrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan yang terpisah (department atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi sacara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan department-departement akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Kebutuhan akan Koordinasi Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu: 1.Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependent), bila satun-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. 2.Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain bekerja. 3.Saling ketergantungan timbale balik (reciporal interdependent) merupakan hubugan memberi dan menerima antar satuan organisasi. Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif Peningkatan spesialisasi dan menaikan kebutuhan akan koordinasi. Emapt tipe perbedaan daalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan department dalam organisasi yang memepersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu: 1.Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu. 2.Perbedaaan dalam orientasi waktu. 3.Perbedaan dalam orientasi anatar pribadi. 4.Perbedaan formalitas struktur. Pendekatan-penderkatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif. Komunikasi adalah yang paling efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Untuk alas an itulah, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi. Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif. Pertama, hanya mempergunakan tehnik-tehnik manajemen dasar : hierarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturanb dan prosedur-prosedur. Organisasi yang relative sederhana tidal memerlukan peralatan koordinasi yang lebih dari tehnik-tehnik tersebut. Pendekatan kedua menjadikan di perlukan bila bermacam-macam satuan-satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan, Pendekatan ketiga, di samping peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara Pengkoordinasian tambahan. Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital dalam manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan sebagai berikut: 1.Hierarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila di rumuskan secara jelas dan tepat serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat. 2.Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur –prosedur adala keputusan-keputusan manajerial yang di buat untuk menanggani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisisen untuk koordinasi dan pengawasan rutin. 3.Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan untuk pengkoordinasian melaui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran- sasaran yang sama. Meningkatkan Koordinasi Potensial Bila mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan di perlukan. Koordinasi potensial dapat di tingkatkan dalam dua cara, vertical dan menyamping (horizontal): 1.Sistem informasi vertical. Sistem informasi vertical adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewwati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah di kembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. 2.Hubungan-hubungan lateral (horizontal), melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan di buat pada tingkat hierarki di mna informasi yang di butuhkan ada. Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat di perinci sebagai berikut: a.Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. b.Peranan penghubung, antara yang menanggani komunitas antar departement sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi. c.Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang di jadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus. d.Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau manajer proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang. e.Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang di intergrasikan dan implementasinya. Ini di perlukan bila posisi pengintergrasian yang di jelaskan pada diatas tiddak secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu. Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memeperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling kontruktif yang dapat di ambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu: 1.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas di peringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang. 2.Penciptaaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Tehnik ini mengurangi kebutuhan akan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan koordinasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri di serahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan). Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasai yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakn operasi-operasinya? Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi ? Bilka kebutuhan lebih besar daripada kemampuan, organisasi harus menentukan pilihan: meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan. Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relative terhadap kebutuhan secara ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal.