BAB II PERENCANAAN

BAB II PERENCANAAN Proses Perencanaan Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan. Perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memustuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang perana lebih di banding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Pengertian Perencanaan Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memeberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memustuskan apa yang harus di lakukan, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya”.Jadi, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus di lakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siap. Perencanaan yang bak dapat di capai dengan memepertimbangkan kondisis waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang di putuskan akan di laksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana di buat. Berbagai pertanggungjawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Misal, unutk perusahaan konveksi, lebih cenderung hanya membuat rencana-rencana jangka pendek dalam disain dan pembelian, karena kegiatan-kegiatannya sangat dipengaruhi oleh perubahan-perubahan mode. Kebutuhan akan perencanaan ada di semua di tingkatan dan pada kenyataanya meningkat di mana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Manajer puncak biasanya mencurahkan sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana-rencana jangka panjang dan strategi-strategi organisasi. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah di tetapkan, rencana harus di implementasikan. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembagian keputusanb (decision making), proses penyeleksian dahn pengembangan sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan. Empat Tahap Dasar Perencanaan Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini: Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan di mulai dengan keputusan-keputusan tentang kenginan atau kebutuhan organisasi atau sekelompok orang kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunkanb sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif. Tahap 2 : Memutuskan keadaan saat ini. Pemahaman saat posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengatur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Tahap 4 : Mengembangkan rencana dan serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Thap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternative-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada. Alasan-Alasan Perlunya Perencanaan Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tetapi mereka seharusnya berusaha untuk mengidentifikasikan dan menghindar kegiatan-kegiatan sekarang dan hasil-hasilnya yang dapat di perkirakan akan mempengaruhi waktu yang akan datang. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Manfaat perencanaan, Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh, perencanaan, 1) membantu manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; 2) membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama, 3) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas; 4) membantu penempatan tangung jawab yang lebih tepat; 5) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi. Kelemahan perencanaan. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan. Beberapa di antaranya adalah bahwa 1) pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata; 2) perencanaan cenderung menunda kegiatan; 3) prerencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen unutk berinisiatif dan bermotivasi; 4) kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penangganan setiap masalah pada masalah tersebut terjadi; dan 5) ada rencan-rencana yang tidak konsisten. Proses Pembuatan Rencana Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus harus di lalui. Tingkatan-tingkatan atau langkah tersebut adalh sebagai berikut: a.Menetapkan tugas dan tujuan b.Mengobservasi dan menganalisis c.Mengadakan kemungkinan-kemingkinan d.Membuat sisntesis, dan e.Menyusun rencana Klasifikasi Tujuan Dalam klasifikasi tujuan ini kita mengikuti seluruhnya apa yang dikemukakan oleh R.C. Davis, oleh Beesline di kutip juga dalam bukunya; baik dalam kalangan ketentaraan, maupun di lingkungan industri yang di jadikan pedoman adalah sebagai berikut. a.Primer Tujun pengabdian 1.Tujuan organisasi a)umum b)besar c)kecil d)perorangan 2.Tujuan operasi dalam proyek tertentu a)perantara b)terakhir b)Kolateral 1)Tujuan social kolateral 2)Tujuan pribadi a)perseorangan b)rombongan c.Sekunder 1)ekonomis 2)efektivitas Tjuan pengabdian di rumuskan oleh R.C. Davis sebagai “nilai-nilai ekonomisc yang harus di berikan, langsung atau tidak langsung oleh organisasi kepada umum dalam bentuk barang-barang dan jasa-jasa”. Tujuan pengabdian tersebut terbagi menjadi dua yaitu: tujuan pengabdian di lapangan organisasi dan tujuan di lapangan operaktif. Tujuan pengabdian di lapangan organisasi di rumuskan sebagai nilai-nilai yang harus di sumbangkan kepada umum oleh organisasi sebagai suatu kesatuan.Tujuan operaktif di angap sebsgai tujuan pengabdian karena pelaksanaannya langsung mengakibatkan munculnya nilai yang berguna untuk umum. Tujuan pengbdian di lapangan organisasi dapat di pecah dalam tujuan pengabdian umum besar,kecil, dan perseorangan, sesuai dengan tingkatan pengabdiannya. Selanjutnya, Darvis merumuskan tujuan-tujuan social kolateral sebagai nilai-nilai umum dalam arti luas, yang perlu untuk kebaikan masyarakat dan di pengaruhi oleh kegiatan-kegiatan perniagaan, dan selayaknya dapat di harapkan untuk diadakan, di peroleh, di pelihara dan di bagikan oleh perniagaan. Ini dibedakannya atas tujuan perseorangan, yakni nilai-nilai yang di cari oleh orang-orang dan rombongan di dalam organisasi untuk di peroleh dan di bagikan di antara mereka sendiri. Peranan Tujuan Pda Tugas-Tugas Pemimpin Sudah dikatakan bahwa tujuan perusahaan merupakan suatu pendahuluan yang perlu bagi suatu perencanaan, akan tetapi sesungguhnya peranan itu luas dari padanya. Tujuan perusahaan merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan tugas planning, organizing, staffing, directing dan controlling. Seseoarang yang bertugas mengadakan perencanaan hanya dapat membuat rencana tersebut dengan efektif kalu tujuan dari organisasi secara keseluruhan sudah di ketahui atau di tentukan terlebih dahulu. Dengan demikian, tujuan itu merupakan dasar pembuatan rencana. Demikian juga dalam pelaksanaan tugas yang kedua, yaitu organizing, yakni penyusutan faktor-faktor prduksui sedemikian rupa atau penentuan pembagian pekerjaan dalam perusahaan yang bersangkutan harus di9 lakukan sedemikian rupa sehingga langkah-langkah tersebut benar-benar dapat merealisasi apa yang menjadi tujuan perusahaan. Lebih nyata lagi dalam tugas pimpinan yang ketiga, yakni staffing. Pemilihan dan penetapan tugas-tugas dalam perusahaan haruslah sedemikian rupa sehingga petugas dapat melakukan tugasnya sebagaimana yang sudah ditentukan dalam fungsi organizing; benar-benar tertuju pada pencapaian tujuan perusahaan. Seterusnya, perintah-perintah yang di berikan oleh atasan atau pimpinan kepada bawahannya – tugas directing haruslah tugas yang sedikit bannyaknya terarah kepada apa yang menjadi objek perusahaan.Jadi, tujuan perusahaan merupakan alat atau standar bagi mereka yang mengawasi pelaksanaan tugas-tugas dari bawahan atau sebagaimana yang dikatakan leh Newman, goals are sine qua non for administrative control.